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Riunione e formazione in ufficio: come prendere appunti

| Categoria: Attualità | Articolo pubblicato in Spazio Aperto
STAMPA

Che si tratti di lavorare da casa oppure di lavoro di ufficio classico in presenza, può essere di aiuto conoscere delle soluzioni per prendere efficacemente appunti. È vero che oggi la maggior parte delle riunioni si svolge con l’ausilio dei dispositivi informatici, ma è altrettanto vero che la scrittura non ha perso il suo valore. Infatti, moltissime riunioni si svolgono in maniera classica, tanto che molti dipendenti sono abituati a prendere qualche appunto, magari utilizzando il retro delle stampe sbagliate per risparmiare sul consumo di carta. Quando si tratta di prendere appunti anche durante un momento formativo, bisogna conciliare diversi aspetti come la velocità, la precisione e anche l’ordine per avere un risultato di qualità. Meglio anche ricordare che prendere appunti dimostra dedizione al lavoro, facendo una buona figura davanti al capo.

Questi sono alcuni consigli che possono tornare utili a tutti quelli che si trovano nella situazione di dover prendere un paio di appunti importanti.

Non scrivere ogni singola parola

L’errore che moltissime persone fanno quando prendono appunti è tentare di scrivere ogni parola che viene detta. Invece, conviene ascoltare e segnare solo i concetti più importanti. Le penne e matite per la scrivania non devono mai mancare perché sono gli strumenti base per prendere efficacemente appunti durante una riunione, momenti formativi, programmazione etc. La maggior parte delle volte il cosiddetto “muro di testo” lascia il tempo che trova ma conviene organizzare gli appunti per concetti principali. Inoltre, non serve scrivere proprio tutto ma basta appuntarsi solo quello che interessa. Per esempio, quando si parla di un tema che concerne l’ufficio contabilità, chi si occupa del marketing può permettersi di non prendere appunti

Usare abbreviazioni

Sicuramente è vero che gli appunti non devono essere disordinati ma non devono nemmeno essere un libro stampato. Infatti, gli appunti non sono dedicati a chiunque ma solo a chi li ha scritti. Per questo motivo l’autore può adottare piccoli trucchi e stratagemmi per velocizzarsi come usare abbreviazioni, nomi puntati e simili. Anche indicare solo le date può essere di aiuto per organizzare gli appunti in maniera intuitiva. Con una legenda delle abbreviazioni utilizzate si può decifrare immediatamente il testo senza difficoltà.

Adottare uno schema

Come detto in precedenza, gli appunti non devono essere un muro di testo perché diventerebbe più difficile individuare concetti principali e più importanti. Per prendere appunti in modo efficace, bisognerebbe adottare una struttura a schema con frecce che collegano i vari box tematici. Grazie a questo sistema è più facile individuare gli argomenti principali della riunione. Lo schema con le frecce consente di evidenziare meglio la relazione causa – effetto.

Segnare i partecipanti e la data

Prima di iniziare a prendere appunti potrebbe essere una buona idea indicare chi partecipa alla riunione. Si tratta di una soluzione per risalire velocemente a tutti i partecipanti ed eventualmente chiedere chiarimenti, scambiare anche gli appunti presi, valutare la progressione dei progetti definiti durante la riunione. Prima di iniziare, bisognerebbe sempre indicare la data, come si faceva a scuola.

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