Quando si ha a che fare con molti professionisti per lavoro capita di ritrovarsi con una grande quantità di biglietti da visita. Per non perderne i contatti è necessario, quindi, archiviarli e il modo migliore di farlo è un classico porta biglietti da visita.

Quando si gestiscono relazioni d’affari e comunicazioni è normale accumulare numerosi biglietti da visita. Ogni professionista che si rispetti, infatti, utilizza questi supporti per passare i propri contatti ai clienti e presentarsi. Avere un biglietto ben fatto e chiaro è il primo approccio al cliente, per dimostrare la sua serietà e professionalità. Quando si riceve un biglietto da visita, è importante conservarlo con cura e non perderlo: richiedere una seconda volta il contatto a qualcuno, che sa di averlo già fornito, non è elegante e nemmeno professionale. Organizzando bene i propri contatti è possibile inoltre risparmiare tempo nel momento del bisogno e, si sa, nel gestire un’attività il tempo è fondamentale.

Il modo migliore per organizzare i propri contatti è utilizzare un porta biglietti da visita, cioè un quaderno dotato di taschine apposite per riporre il biglietto e conservarlo bene, rendendolo visibile fra i tanti. Questo prodotto di cartoleria, è fondamentale sia per chi organizza i contatti in sede, sia per chi si muove molto per lavoro ed è bene che abbia con sé tutti i riferimenti dei clienti.

Caratteristiche di un porta biglietti da visita di un professionista

• Qualità: è importante che il portabiglietti da visita sia un prodotto fatto con materiali di qualità perché deve durare negli anni e adempiere comunque a una funzione pratica importante. I contatti dei clienti possono essere fondamentali e perderli sarebbe una cosa molto grave.
• Praticità: Tasche delle giuste dimensioni, abbastanza strette per tenere il cartaceo ben saldo, ma abbastanza larghe da inserirlo e prelevarlo, permetteranno un uso pratico e di non rovinare il biglietto, facendogli orecchie o piegature.
• Giuste dimensioni: le dimensioni del porta biglietti da visita dovranno essere proporzionate al numero di cartacei che devono essere gestiti e al luogo dove si riporrà il raccoglitore, come un armadio, un cassetto o una borsa.
• Estetica: il prodotto deve presentarsi bene agli occhi di eventuali collaboratori e clienti, dando un tono serio e professionale al soggetto. Questo in realtà vale per tutti i prodotti di cartoleria e dell’ufficio, i quali dovrebbero essere visivamente di qualità, per dare un’impressione positiva di sé, elemento fondamentale nel mondo del lavoro.

Come organizzare i biglietti da visita per un uso pratico

Quando i biglietti da visita acquisiti sono tanti, è importante saperli archiviare al meglio, per evitare di perderli e per trovarli quanto più rapidamente possibile. Una volta ricevuto il cartaceo si consiglia di solito di leggerlo immediatamente, per memorizzare la persona. Se si teme di dimenticare chi è o ci sono informazioni utili che non vi sono riportate, è consigliato scrivere a penna qualche appunto direttamente sul biglietto.

Se non si ha l’abitudine di avere con sé il proprio portabiglietti, è bene stabilire un posto fisso in cui questi si ripongono, così da non trovarli sparsi o addirittura perderli. Per archiviarli al meglio si potrebbero distinguere per categoria o per importanza. Ognuno può utilizzare un metodo di archiviazione personale e differente, l’importante è avere ben presente il proprio schema per trovare tutto quanto prima.